Како направити план пројекта

Пројектни план је документ који објашњава обим и циљеве великог пројекта. Обухвата све информације које су потребне заинтересованим странама, попут мејника пројекта, временске линије, тока рада и процене трошкова. [1] Састављање доброг пројектног плана захтева доста планирања. Започните идентификовањем циља пројекта и разбијањем тог циља на прекретнице и под-кораке. Затим израчунајте временску линију и трошкове сваког корака. На крају, представите свој пројекат пројекту свом тиму и извршите евентуалне измене које предлажу.

Организовање процеса рада на пројекту

Организовање процеса рада на пројекту
Идентифицирајте све потребне дионике пројекта. Учесник је свако ко ће утицати на пројекат. Ово је дугачак списак људи, од спонзора пројекта до индивидуалних запосленика који ће радити на пројекту. Постоји неколико стејкхолдера са којима би требало да се идентификујете и са којима комуницирате током целог процеса. [2]
  • Покровитељ пројекта је особа или предузеће које обезбеђује средства за пројекат. Обично имају крајњи резултат. Обично спонзор мора да се одјави за све велике одлуке.
  • Менаџерски тим је онај који надгледа пројекат. Обично сваки члан менаџерског тима води одељење које извршава одређене задатке за завршетак пројекта.
  • Крајњи корисници су људи који ће користити пројекат кад се заврши. На пример, посетиоци неке зграде су крајњи корисници. Обично се не сусрећете са крајњим корисницима, али требали бисте узети у обзир њихове потенцијалне проблеме током планирања пројекта.
Организовање процеса рада на пројекту
Састаните се са актерима вишег нивоа како бисте разрадили циљеве пројекта. У овој фази предпланирања разрадите јасну дефиницију циљева пројекта разговором са својим заинтересованим странама. Не морате да се састајете са свим заинтересованим странама, јер су многи запослени на нижем нивоу. Али требало би да разговарате са заинтересованим странама на нивоу управљања и власништва. Морате да испуните њихова очекивања у вези с овим пројектом. [3]
  • Разговарајте са спонзором пројекта да бисте разумели њихова очекивања и одредили циљеве пројекта. Започните са консултацијама са њима.
  • Пре састанка са менаџерским тимом саставите се конкретних планова за разумевање буџета, временског оквира, потребних ресурса и ризика пројекта. Ако менаџери изнесу било какву забринутост око пројекта, узми их озбиљно. Они су ти који морају да спроведу пројекат и могу да идентификују потенцијалне проблеме.
Организовање процеса рада на пројекту
Дефинишите опсег пројекта да бисте планирали како ћете га довршити. Обим је предвиђени резултат пројекта. Шта ће овај пројекат постићи након што буде завршен? Које циљеве ће испунити? Имати јасну представу о обиму пројекта пресудно је за планирање корака које ћете предузети како бисте испунили те циљеве. У разговору са важним заинтересованим странама схватите шта је планирани обим пројекта. [4]
  • На пример, обим пројекта могао би да буде изградња нове луксузне стамбене зграде. Сва наредна планирања ће се градити у правцу овог крајњег резултата.
  • Проверите да ли је обим пројекта изводљив. На пример, ако спонзор жели да путује на Марс следеће године, то вероватно није управљив опсег. Разговарајте са спонзором и информишите их шта је тренутно могуће, а затим разрадите опсег који можете да испуните.
  • Ако спонзор није сасвим сигуран који је предвиђени опсег пројекта, помозите им да то ураде. Разговарајте с њима и руководиоцима пројеката да бисте донијели закључак о томе који би крајњи резултат требао произвести.
Организовање процеса рада на пројекту
Поделите пројекат на кључне прекретнице. Једном када дефинишете опсег, можете идентификовати прекретнице које тим мора да испуни. Главни догађаји су велики задаци који напредују хронолошки. Када се испуни једна прекретница, започиње друга. [5]
  • Ако је циљ изградња стамбене зграде, важне прекретнице би укључивале куповину земљишта, добијање грађевинских дозвола, постављање темеља зграде, изградњу оквира и тако даље, све док зграда не буде завршена. Идентификујте све неопходне прекретнице попут ових.
  • Наведите прекретнице у редоследу који морају да се изврше. На пример, не можете поставити темеље док не добијете грађевинску дозволу. Нека ваш пројекат буде организован овако.
Организовање процеса рада на пројекту
Нацртајте јасне линије комуникације између дионика на пројекту. Комуникација је пресудна током целог процеса пројекта. Различити људи и одјели требали би имати јасне линије комуникације, тако да је сваки менаџер информиран о напретку пројекта. Пре него што уопће започнете писати план пројекта, идентификујте ко је задужен за сваки задатак и ко извештава коме. Ово ће помоћи вашем тиму да ради много мирније, тако да могу да заврше пројекат на време. [6]
  • Део овог рада је осигуравање да се људи не муче због проблема који нису у њиховом одељењу. На пример, особа одговорна за уређење околине зграде не мора да зна да ли је било проблема са телефонским линијама у згради, тако да им се не би требало обратити уколико се такав проблем догоди.
  • Планирајте да у своје планове пројекта напишете овај ток комуникације, како би сви учесници знали коме се обратити ако им требају информације.

Истраживање буџета и распореда

Истраживање буџета и распореда
Пробијајте прекретнице на подстепене кораке да бисте проценили трошкове и распоред. Процена трошкова и рокова је тешка за велике задатке. Свака прекретница коју препознате је превелика за тачну процјену трошкова и распореда. Поделите прекретнице у више подстепака за завршетак. Затим развијте временске рокове и буџете за сваки под корак. [7]
  • Ако је једна прекретница „Поставите темељ зграде“, тамо је укључено много подстепа. Морате контактирати потенцијалне извођаче радова, добити цене од њих, изабрати фирму, ископати земљу, улити бетон и тако даље. Приликом процене узмите у обзир сваки од тих корака.
Истраживање буџета и распореда
Процијените трошкове сваког корака како бисте израчунали укупне трошкове пројекта. С обзиром на ваше прекретнице на подстепене кораке, израда процене трошкова биће много лакша. Узмите сваки појединачни корак и истражите његове потенцијалне трошкове. Затим користите ове информације да бисте развили процену укупних трошкова пројекта. [8]
  • Ако израчунавате трошкове за „Ставите темеље“ прекретницу стамбене зграде, трошкови који треба да се урачунају укључују цијену бетона и других материјала, дозволе за изливање бетона и трошкове рада за посао. Истражите просечне трошкове сваког корака како бисте развили процену трошкова. Користите најактуелније информације које можете да пронађете како би ваше бројке биле тачне.
  • Ако ваша компанија има аналитичаре који су раније радили на овим пројектима, консултујте се са њима о тим трошковима. Њихов посао је да сносе трошкове пројекта.
  • Своју процену трошкова поделите на неколико различитих облика. Нацртајте укупне трошкове пројекта, трошкове по прекретници и трошкове по месецу или тромесечју. Спонзорима пројеката потребне су ове информације како би прилагодили своја очекивања и финансирање.
Истраживање буџета и распореда
Одредите који подстепци зависе један од другог. Сви пројекти имају неке кораке које није могуће довршити док се не изврши претходни корак, што утиче на временски распоред и распоред пројекта. Ови кораци зависе један од другог, а кашњење на зависним корацима одлаже цео пројекат. Остали кораци су независни и нису нужни да се ослањају на остале кораке који су први завршени. Идентификујте све подстепе које зависе једна од друге како бисте развили тачан календар за пројекат. [9]
  • На пример, нова зграда захтева грађевинске дозволе. То значи да ниједан посао не може почети док не добијете ове дозволе, а сви други кораци зависе од овог корака.
  • Једном када изградња почне на стану, не можете започети ожичење зграде док се не изгради темељ. Међутим, уређење пејзажа можете започети вани док постављате зграду, тако да ова два задатка не зависе један од другог.
Истраживање буџета и распореда
Развијте временску линију за сваку прекретницу. Баш као што сте пробили сваку тачку на подстепене процене трошкова, учините исто да бисте развили временску траку. Истражите нормалну количину времена потребну за сваки корак. Користите ове информације да бисте развили временску траку за сваку прекретницу, и на крају за цео пројекат. [10]
  • Узмите у обзир и фазу планирања. На пример, за добијање грађевинских дозвола у вашем граду може бити потребно 6 месеци. То значи да ниједна градња не може почети најмање 6 месеци.
  • Док чекате на дозволе, можете започети преговоре са грађевинским компанијама. Онда када дођу дозволе, постоје сви споразуми за почетак рада. Идентифицирајте кораке попут ових који се могу истовремено догодити за убрзавање процеса.
  • Приликом процене временских рокова пројекта, често је најбоље мало преценити. На овај начин имате просторију за дисање ако дође до неочекиваних проблема.
Истраживање буџета и распореда
Наведите све могуће ризике који би могли утицати на пројекат. Сви пројекти укључују одређене ризике које би актери требали бити свјесни. Они могу варирати од кашњења у заказивању како би се дозволили проблеми који могу угрозити читав пројекат. Током истраживања буџета и распореда идентификујте све ризике са којима би овај пројекат могао да се суочи. Ако је могуће, изнесите предлоге који би могли превазићи ове недостатке. [11]
  • На пример, ако планирате пројекат изградње, један потенцијални ризик је цена сировина која расте и утиче на буџет пројекта. Можда ћете предложити да је брз рад најбоља опција за избегавање овог ризика. Алтернативно, можете предложити куповину одређених материјала пре времена и њихово складиштење како пројекат не би наишао на неочекивана поскупљења.

Представљање вашег пројектног плана

Представљање вашег пројектног плана
Докажите како план испуњава очекивања вашег спонзора. Главна особа или људи које морате импресионирати пројектним планом је спонзор. Ако им се свиди ваш план, наставиће с пројектом. Ако не, могли би се повући и изгубити ћете много новца. Започните адресирањем како овај план испуњава обим пројекта. [12]
  • Користите јасан, једноставан језик када објашњавате свој план. Избегавајте жаргон колико можете, тако да нема погрешних комуникација и сви се налазе на истој страници.
  • Јасне изјаве попут: „Показаћу вам три начина да овај план оствари наше циљеве пројекта“, најбоље преносите своју поруку.
Представљање вашег пројектног плана
Објасните свој поступак израде буџета и временске линије. Спонзори и руководиоци ће желети да знају како сте дошли до својих процена. Будите спремни да укратко објасните свој поступак. Док објашњавате, наведите све потенцијалне варијабле или ризике који би могли утицати на ове пројекције и како пројекат може да их наброји. [13]
  • Не морате да пролазите кроз сваки израчун који сте направили. Започните с представљањем процене за сваки корак и поднесите резиме како сте дошли до овог закључка. Ако неко жели више информација, будите спремни ући у више детаља.
  • Будите сажети и директни када објашњавате буџет. На пример, реците, „израчунао сам укупни буџет од 15 милиона долара за овај пројекат. То укључује 7 милиона материјалних трошкова, милион долара за дозволе, 5 милиона трошкова рада и два милиона долара за куповину земљишта. Развио сам ове процене истражујући нормалне трошкове грађевинских радова у овој области прошле године. Сретан сам што ћу додатно објаснити ове калкулације ако неко жели више детаља. "
Представљање вашег пројектног плана
Обезбедити комплетну копију плана пројекта свим заинтересованим странама. На састанку нећете читати читав план пројекта, а неке ће заинтересоване стране можда желети више информација. Свакој заинтересованој страни доставите потпуну копију свог извештаја, било електронским путем или на папиру. Омогућите им довољно времена да га прегледају и обрате се вама са предлозима. [14]
  • Ако ваш тим има заједничку директоријум у облаку или користи софтвер за комуникацију, пренесите план овде. Такође одштампајте неколико копија папира које ћете донети на састанак.
  • Заинтересоване стране могу да желе сажетак информација без целог извештаја. Наведите брошуру која погађа све главне тачке вашег плана.
Представљање вашег пројектног плана
Затражите повратне информације и ревизије. Ревизија пројектног плана нормалан је дио процеса. Вероватно је да ће бар један заинтересовани заинтересовати предложене измене у пројектном плану. Питајте тим за повратне информације или критике. Ако неко предложи промену, изнесите је са целим тимом. Ако се слажу, извршите ревизију плана. [15]
  • Наводећи: „Уверен сам да сам свеобухватан са овим пројектним планом, али поздрављам било какве повратне информације или сугестије“, показује да сте задовољни са планом који сте направили, али да сте довољно флексибилни да можете радити и са тимом.
  • Озбиљно схватите забринутост менаџера пројеката. Они су ти који морају да спроведу пројекат, а ако сматрају да је једна од ваших процена нереална, требали бисте је размотрити.
permanentrevolution-journal.org © 2020