Како направити преглед процеса ИТИЛ

Сваки ИТ процес мора се континуирано прегледавати како би се идентификовали недостаци и начини за побољшање. Процеси се обично преиспитују сваке године, према управљачким задацима које је покренуло превише негативних одговора корисника или након екстерне ревизије (на пример, одељење за финансије врши ревизију ИТ имовине). Овај чланак ће вам помоћи да извршите ефикасне и ефективне активности прегледа. На пример, после додавања у план осигурања организације, активност прегледа процеса мора обављати неко изван процеса који се прегледава на основу референци техничких услова или обима радних докумената.
Дефинишите уносе за преглед. Улазни подаци за преглед могу бити покретачки документ, као што је налог за виши менаџмент, вежба прегледа ревизије (нпр. Након утврђене недоследности, руководство предлаже вежбу прегледа имовине) и тренутна процесна документација. Просечно време прегледа је један до два месеца, а обављају га два рецензента. Потрошња ресурса за преглед може варирати у зависности од величине предузећа и сложености процеса. Рецензенти могу бити интерни ресурси (менаџери, аналитичари итд.); међутим, коришћење спољних ресурса за Ревизију може бити корисно јер доноси непристрани поглед на процес. Да би се идентификовали резултати, циљеви и опсег Прегледа „Преглед ИТ процеса радног пакета“ документ се може креирати. Овај документ може садржавати следеће одломке:
  • Ставак „Додјела“ који описује циљ, образложење, тему, кључне ресурсе, главне актере рецензије.
  • „Временска црта“ прегледа (датум почетка и финализација нацрта, датум коначног извештаја о прегледу, крајњи рокови презентације).
  • „Обим“ се може приказати из неколико перспектива: организационе, географске, дубине прегледа и проширења (која покрива само неке од процесних активности или резултата), друге посебне перспективе везане за одређени процес; нпр. за управљање имовином то могу бити типови ИТ средстава.
  • „Извештавање“ описује шта, када и коме треба пријавити статус прегледа. Обично рецензент мора да извештава менаџмент или заинтересовано особље, нпр. Власника процеса, руководиоца пројекта развоја способности) о статусу прегледа на недељној или дневној основи. Извештај може имати следећу структуру: Активности урађене ове недеље; Активности планиране за следећу недељу; Проблеми ометају преглед (нпр. Отпор давања или не дозволе приступа потребним информацијама).
  • „Докази“. Такође је корисно да се укаже на место на коме се морају чувати све датотеке које се односе на Преглед.
  • „Главне активности“ Преглед су описане и касније укључене у План прегледа.
  • Одјељак „Управљање проблемима и ескалација“ мора водити како одржавати дневник проблема и како ескалирати проблеме на које се наилази током прегледа (нпр. Недостатак или недовољна сарадња, недостатак времена итд.)
  • „Производи“ ће приказати листу посредних / подржаних резултата (Налази, Животни циклус производа, Референтни поступци менаџмента), крајњих резултата (Извештај о прегледу, Резиме прегледа или Стратегија унапређења процеса) и потребна одобрења резултата докумената.
Успоставити и извршити план прегледа. Сваки пут је корисно имати Преглед плана да бисмо контролисали темпо прегледа. Основни план може имати следеће активности:
Идентификујте актере у процесу. Најчешћи актери било ког процеса су (од најважнијих за Преглед):
  • Власник процеса;
  • Пословни корисници / спољни корисници (нпр. За управљање имовином: представници финансија и ревизије);
  • Остали тимови за подршку пословању (нпр. За управљање имовином: логистика, скрбници итд.);
  • Вођа тима (руководилац процеса);
  • ИТ функције (на пример, за управљање имовином: руководиоци пројеката, уговорни носиоци, подршка на лицу места, сервисни сто, управљање технологијама, крајњи корисници и управљање променама, тим за управљање конфигурацијом, управљање променама, управљање захтевима, безбедносни тимови);
  • Чланови процесног тима (администратори / аналитичари процеса);
  • Представници тимова за управљање и контролу ИТ-а;
  • Представници других тимова укључених у процес;
  • Стручњаци за предмете (посебно бивши руководиоци).
Идентификујте захтеве процеса. Рецензент мора да идентификује кључне пословне захтеве процеса, које могу да пруже тимови пословних процеса који користе ИТ процес (нпр. Одељење за финансије за процес управљања имовином), засновано на законодавству, пословној политици итд.
Нацртајте стварни ток процеса. Почните да креирате дијаграм тока нивоа 1 и 2 на основу тренутне ситуације (укључујући инпуте / излазе и заинтересоване стране процеса) и креирајте радни ток производа (нпр. Животни циклус имовине који приказује власнике имовине у процесу управљања имовином) како бисте задржали стварна слика процеса и њихово коришћење као референца.
Идентификујте потребне контроле процеса и анализирајте их. Контроле процеса могу се преузети из оквира контроле (нпр. Изведене из ИСО / ИЕЦ 27002 или ЦОБИТ) и уграђивати се у процес рада / производа (нпр. Животни циклус имовине са „власничким“ контролама за процес управљања имовином).
Идентификујте, класификујте налазе, документујте их и прегледајте са заинтересованим странама. Налази се могу идентификовати:
  • Упоређивање стварних активности процеса са документацијом процеса;
  • Интервју и анализа стварних активности извршених у процесу.
  • Анализа квалитета података процеса (нпр. За процес управљања имовином и конфигурацијом: ЦМДБ). Уобичајени налази су: Модел / поступак поступка и радна упутства су доступни, али непотпуно, не одражавајући захтеве процеса и стварне активности процеса. Улоге и одговорности током животног циклуса нису јасно дефинисане. Такође одговорности свих тимова нису јасно дефинисане и договорене. Власништво није осигурано током животног циклуса у смислу формалног власништва и / или физичког власништва. Недостајуће контроле и радно интензивна решења и ручне контроле (екцел листови) нису загарантоване да буду ажурни, доследни и потпуни.
  • Анализа процесне документације. Један од круцијалних корака прегледа је анализа документације која се односи на процес који укључује: оквир политике; Оквир контроле; Модел / поступци; Инструкције за рад; КПИ, извештаји и евиденције; Пословна помагала, обрасци и предлошци; И тако даље.
Обавите разговор са заинтересованим странама у процесу. Док идентификује налазе, рецензент интервјуише интересне групе које покушавају да обухвате све њих. Да бисте успешно обавили интервју, припремите питања пре питања која организују интервју, процесним активностима, задацима или налазима. Не заборавите да саставите МВ (записник са састанака), посебно када је договорено да обезбедите информације потребне за преглед. Сви налази могу бити потврђени или прочишћени од стране заинтересованих страна током интервјуа.
Метрике процеса снимања. Метрике процеса потребне су за приказ тренутног стања процеса и могу се затражити од тима процеса (нпр. За процес управљања имовином: број средстава, број промена по периоду, куповина по периоду, број средстава по локацији, врста или покрети).
Адреса препоруке. Свако проналажење може имати могућа решења која рецензент може да пружи, а главна од њих су:
  • Прегледајте, ажурирајте и усугласите модел / поступак процеса и радна упутства, дефинишите и усугласите улоге и одговорности.
  • Документирајте и уградите сва потребна радна упутства.
  • Дефинишите и уградите недостајуће контроле. Осигурајте власништво током животног циклуса дефинисањем и уграђивањем строжијих контрола.
  • Прегледајте и очистите регистре, часописе и базе података да бисте одражавали тренутно стање предузећа.
  • Аутоматизација процеса.
  • Делегирајте административне задатке између тимова на основу ажурираних упутстава.
  • Формализовати постојеће активности и интеграцију са другим процесима.
Добивање резултата рецензије. Резултати ревизије процеса су:
Нађите налаз. Све грешке и недоследности процеса утврђене током прегледа морају се чувати у посебној датотеци названој „Финдингс Лог“ (за практичност, боље је користити Екцел листу). Могућа структура датотеке са колонама на следећи начин:
  • Ид - Јединствена идентификација налаза; Кратко - кратак наслов налаза који мора јасно навести проблем. Нпр. За управљање имовином: Процес одлагања средства није дефинисан; Опис - Потпуни опис налаза, укључујући доказе и повезане чињенице; Корак процеса - Нпр. За управљање имовином: Наручите имовину, примите имовину итд .; Заинтересиране стране - заинтересиране стране које су укључене у проналазак; Документ - Процесна документација у вези са процесом; Утицај - Утицај који може негативно утицати на предузеће: Критично, велико, просечно, незнатно појашњење утицаја - Ова колона мора да докаже стање утицаја; Надаље - Кораци који су потребни за уклањање налаза. Нпр. Успостављање процеса, ажурирање модела процеса или ажурирање радне упуте. Повезаност са доказима - Сви налази се морају поткријепити одговарајућим релевантним документованим доказима. Нпр. Документација процеса, различите базе података (за управљање имовином, то је регистар имовине), испуњени обрасци, преписка е-поште или регистар обуке.
Припремите Извештај о прегледу процеса. Суштински резултат прегледа је документ Извештај о прегледу процеса са сврхом извештавања о прегледу ИТ процеса који се спроводи у некој ИТ организационој структури. Коначни документ мора да прегледа и одобри водитељ тима (менаџер), власник процеса и линијски руководилац процеса. Пошто руководство чита документ, он мора бити кратак (20-25 страница) и што је више смислен. Документ за преглед обично има следећу структуру:
  • Резиме пословног плана. Кратак опис сврхе документа, кључни налази и кључне препоруке. Као главни део документа он мора бити сажет (1-2 странице) и опсежан.
  • Увод мора да садржи: сврху и обим (са „изван обима“) рецензије. Предвиђена публика (нпр. Лидерски тимови, пословни тимови) Временски рокови Кључне активности спроведене у оквиру прегледа.
  • Обрадите заинтересоване стране и контакте
  • Неке статистичке информације о процесу, укључујући извор информација.
  • Листа кључних захтева за процес
  • Извештај са једне странице о физичкој верификацији ако се проводи, нпр. За управљање активом и конфигурацијом, то може бити ревизија, физички преглед или инвентар.
  • Контроле које се примењују у процесу: Опис контроле Стање управљачког уређаја (нпр. За управљање имовином може се обезбедити проток власништва над ИТ средствима са контролама власништва
  • Поглед високог нивоа (налази се могу груписати у 7-10 налаза високог нивоа) о Налазима укључујући: Наслов и кратак опис Учинак Опис утицаја Могућа решења Однос између налаза и опсега прегледа у облику табеле са списком обухвата као редови и Налази као ступци са обојеним пресецима - тамна боја за блиску везу, светла боја за слабу. Ово може помоћи да се виде „слаба“ места процеса. Предложени кораци за ублажавање ризика и решавање налаза Прилози Процесна документација Листа налаза (обично хипервеза на налазе Екцела).
Припремите резиме прегледа. Иако није обавезан излаз Рецензије, ово може бити Сажетак прегледа са следећим садржајем:
  • Сврха и обим
  • Неки бројеви
  • Кључни захтеви
  • Преглед физичке верификације
  • Контроле
  • Поглед на налазе на високом нивоу
  • Однос између налаза и опсега прегледа
  • Даљњи кораци које треба предузети.
Представи преглед. Други резултат за преглед може бити презентација стратегије за унапређење процеса која је направљена за кориснике менаџмента и пословних процеса. Овај документ може да садржи:
  • Главни идентификовани проблеми и могућа решења;
  • Текући процес у односу на побољшани процес (описивање промена у току процеса потребно је побољшање);
  • План на високом нивоу за спровођење побољшања.
Бавите се проблемима након прегледа. Након што се Извештај о прегледу процеса договара од стране руководећег тима организације, сва идентификована питања додају се као ризици у план ублажавања ризика организације. Пратите их док не буду у потпуности елиминиране.
permanentrevolution-journal.org © 2020