Како управљати ревизорима и регулаторима

Свака пословна особа се плаши вијести да долазе ревизори или регулатори. Можете процесом управљати проактивно како бисте смањили изненађења и процес учинили ефикаснијим. Ови кораци управљају њиховим очекивањима баш као што бисте управљали било којим другим односом са консултантом или добављачем. Циљ је разумети границе њиховог рада, изградити ефикасне и ефективне процесе и остати у контакту с њима током свог ангажмана тако да на крају не постоји изненађење ниједне стране.
Будите истинити. Послушајте њихово потпуно питање и не прекидајте се. Одговорите на постављено питање (и не више). Ако не знате одговор, не претпостављајте.
Не одговарајте на питања за друге менаџере; уместо тога, реците им ко је прави менаџер. Брзо одговорите на захтеве за информацијама - поставите очекивања у вези с испоруком.
Задржите копије свега што им је дато. Организујте одговоре да бисте умањили потребу за проналажењем.
Дајте им привремени приступ вашој згради за датуме и вријеме кад они то затраже. Не заборавите да онемогућите права приступа када заврше свој посао. Одговарајући менаџер их треба пратити у свим обиласцима заштићених радних места као што су сервер собе, простори за складиштење готовине, телефонски ормари, складишта итд. Обезбедите им одговарајућу конференцијску салу или кубну са телефоном и одобреном мрежном услугом. (Напомена - неки испитивачи плаћају сопствене инсталације телефонских услуга). Обезбедите им ормаре за закључавање које могу да користе током свог рада.
Састаните се са својим особљем пре него што испит почне да објашњава правила пута. Ова правила су:
  • На већину њихових питања одговориће вам менаџери.
  • Ако вашем менаџеру треба ваша помоћ, бићете позвани на састанак са вашим менаџером и ревизором.
  • Ако ревизори вашу коцку запусте питањем, подсетите их да би требало да закажу састанке преко вашег менаџера.
  • Ако ревизор игнорише овај захтев и постави вам питања, уљудно објасните да они морају прво да разговарају са руководиоцем и да их упуте менаџеру.
Када се прими улазно писмо, извршна директорка треба да одреди особу која се бави прикупљањем информација и идентификује руководиоце који су одговорни за сваки део захтева.
Ако су планирани датуми ревизије у супротности са догађајима високог приоритета, извршна директорка може позвати главног испитивача и затражити одлагање.
Организујте одговоре у везивима у одељке које су одредили испитивачи. Обезбедите их у две копије и задржите оригинал. Снимите електронске документе на ЦД и сачувајте копије сваког ЦД-а. Заштита ЦД-а лозинком је добра идеја. Испитивачи "губе" информације често и требаће вам оригинал да направе додатне копије.
Када ревизори стигну, одржајте улазни састанак са комплетним менаџерским тимом који ће бити укључен. Затражите да било која питања усмере или на вашу особу или именоване менаџере. Менаџери имају „велику слику ? и имати времена да подржи ревизију. Ако је потребно особље, менаџери ће их распоредити на састанак. Затражите од ревизора да закажу састанке путем исте особе. Руководиоци морају да развију своје планове како би што брже завршили ревизију. Особа која ради на састанцима би требало да присуствује овим састанцима да би добили било какве акције или пратили било која нова питања.
Затражите седмичне састанке о статусу (петак је обично добар, али неки испитивачи узимају сваки други петак). Ови састанци намењени су ревизорима да извештавају о свим потешкоћама или налазима у развоју и да менаџмент лобира за позната питања. Ако је могуће, решите налазе пре завршетка испита јер ће се то умањити у целости.
Особа која је одговорила на то треба да пошаље захтев испитаницима и постави циљне датуме који ће одговоре добити у року да омогуће преглед, организовање и копирање. У идеалном случају тачка особа би требало да буде у могућности да пружи одговоре из претходних година како би се убрзао процес. Прегледајте одговоре и праћење слабих / непотпуних.
Особа која се бави питањима треба да се потруди да изгради однос са тимом за испит и да ствари што лакшим учини испитивачима. Учините ово приоритетним задатком и проведите што више времена слушајући њихове приче, објашњавајући информације које разумете и пружајући разумевање компензацијских контрола које можда неће добити из необрађених података. Имајте на уму да имају строга правила о услугама и трошковима, зато не покушавајте заказати ручкове или вечере.
Извештаји о састанцима испитивача треба да се пошаљу извршном одељењу заједно са свим сумњивим питањима или налазима за које се чини да се развијају. Ова фаза рада је око лова и не чекајте да будемо 100% сигурни.
Ако знате да имате проблема у некој области и акције су већ у току, пријавите то ревизорима унапред. Уштедите им време откривања. Слично томе, ако знате да се проблем не може решити пре него што оду, размислите о његовом раном откривању како бисте их спречили да копају.
Не покушавај да лажеш. Ревизори и регулатори врло брзо постају вјешти у читању људи као и докумената. То је наш посао.
Кад сте у недоумици само реците да не знате ..
Претпоставимо да ће тражити доказ о сваком одговору. Ако то лажете, вероватно ће открити лоше вести које ће се два пута рачунати против вас.
Не крените са одговорима како бисте покушали да добијете средства за ваш кућни љубимац. Руководиоци увек сумњиво гледају руководиоце који покушавају да заврше игру.
Не покушавајте да их сахраните са маргинално корисним подацима. Претпоставимо да знају како да користе „налаз? команда, претраживачи, сортирање и филтери.
Немојте им давати приступ нашим системима, мрежи или унутрашњим веб локацијама. Они имају право да виде било који снимак у фирми, али не без одговарајуће заштите и заштитних мера.
Не улазите у правни аргумент и не покушавајте да тумачите прописе. За ова питања обратите се правном или службенику за поштовање правила.
Не дозволите им да уклањају оригиналне записе са зграде. Могу да праве копије и уклањају копије, али не и оригинале.
Немојте претпостављати да су зелени колико делују. То је често лаж. Често су млади, ведри, али неискусни. Они нису ту да би преварили људе и разумију теорију. Запамтите, ово је њихов посао и свиђа им се колико и било ко други.
permanentrevolution-journal.org © 2020